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रोजगार समाप्ति पत्र

एक रोजगार समाप्ति पत्र औपचारिक रूप से एक कर्मचारी को बताता है कि उनका रोजगार समाप्त हो रहा है।

प्रारूपः

एक खाते के साथ मुफ़्तः वर्ड या पीडीएफ, कोई वॉटरमार्क नहीं, आपके डैशबोर्ड पर सहेजा गया है। प्रत्येक पृष्ठ पर एक छोटा संदर्भ पाद लेख होता है ताकि कोई भी इसे सत्यापित कर सके।

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[company_name] [company_address] Date: [letter_date] STRICTLY PRIVATE AND CONFIDENTIAL To, [employee_name] Employee ID: [employee_id] [designation] [employee_address] Subject: Termination of employment Dear [employee_name], 1. You joined the services of [company_name] ("the Company") on [joining_date] and have been working in the position of [designation]. 2. REASON FOR TERMINATION [termination_reason] 3. BACKGROUND AND PROCESS FOLLOWED [background] 4. DECISION Having considered the matter, the Company has decided to terminate your employment with effect from [last_working_day]. 5. NOTICE Notice given (days): [notice_days] Any notice stated above is given in accordance with the terms of your appointment. Where the Company elects to pay salary in lieu of all or part of the notice, that payment will be included in your final settlement. 6. FINAL SETTLEMENT [final_dues] Your final settlement will additionally include, as applicable: (a) salary up to and including the last working day; (b) encashment of accrued and unused leave, as per Company policy; (c) gratuity, where payable to you under the Code on Social Security, 2020; (d) any bonus payable under the Code on Wages, 2019; (e) reimbursement of approved expenses, less any amounts recoverable from you, including advances, loans and the value of unreturned Company property. Wages due to you will be paid within two working days of the end of your employment, as required by the Code on Wages, 2019. Other amounts will be paid within the time applicable to them. 7. YOUR PROVIDENT FUND The balance in your provident fund account may be withdrawn or transferred through the Employees' Provident Fund Organisation. The Company will complete its part of the formalities on request. 8. RETURN OF COMPANY PROPERTY Please return, on or before your last working day, all Company property in your possession, including documents, records, data, devices, identity card, access cards and credentials. 9. CONTINUING OBLIGATIONS Your obligations of confidentiality and in respect of the Company's intellectual property survive the termination of your employment and continue to bind you. 10. DOCUMENTS A relieving letter and experience certificate will be issued after completion of the handover and settlement formalities, and the annual TDS certificate on salary (Form 16 / Form 130) will be issued under applicable income-tax law in the usual course. 11. Please acknowledge receipt of this letter by signing and returning the duplicate copy. For [company_name] Authorised Signatory Name: Designation: ACKNOWLEDGMENT Received a copy of the above letter on ______________. Employee's signature: ______________________

इस दस्तावेज़ का उपयोग करने पर टिप्पणियाँ

इसे भरते समय आपके लिए मार्गदर्शन। ये नोट डाउनलोड किए गए दस्तावेज़ में मुद्रित नहीं होते हैं।

IMPORTANT NOTES FOR THE EMPLOYER

BEFORE TERMINATING FOR MISCONDUCT, follow due process. A termination for misconduct without a show-cause notice, an opportunity to explain, and where warranted a domestic enquiry, is vulnerable to challenge on the ground of breach of natural justice, and the defect usually cannot be cured afterwards. Describe the process actually followed in the background field. If no notice is given (for example on dismissal for proven misconduct where the contract or standing orders allow it), leave the notice field blank or enter 0.

WHERE THE EMPLOYEE IS A "WORKER" under the Industrial Relations Code, 2020 (which replaced the Industrial Disputes Act, 1947 from 21 November 2025), a termination for reasons other than disciplinary action may amount to RETRENCHMENT, which carries its own mandatory conditions under the Code: written notice stating reasons or wages in lieu, retrenchment compensation paid AT THE TIME of retrenchment, notice to the appropriate Government, and a contribution to the worker re-skilling fund. Whether a person is a worker turns on the nature of the duties performed, not on the designation given. Use the retrenchment notice template where those provisions apply.

WHERE STANDING ORDERS APPLY to the establishment (standing orders are now governed by the Industrial Relations Code, 2020), the procedure prescribed in them must be followed.

FINAL DUES: the Code on Wages, 2019 requires wages due on removal or dismissal to be paid within two working days. Gratuity eligibility and payment are governed by the Code on Social Security, 2020.

Keep the letter factual. Avoid characterising the employee's conduct beyond what the record supports, and never state a reason that cannot be substantiated. The letter will be the first document produced if the termination is challenged.

रोजगार समाप्ति पत्र: यह क्या है

एक रोजगार समाप्ति पत्र औपचारिक रूप से एक कर्मचारी को बताता है कि उनका रोजगार समाप्त हो रहा है। यह संस्करण कारण, पृष्ठभूमि और उसके बाद की प्रक्रिया, निर्णय, अंतिम कार्य दिवस और सूचना, अंतिम निपटान मद, भविष्य निधि, कंपनी की संपत्ति की वापसी, निरंतर गोपनीयता और उसके बाद आने वाले दस्तावेजों को दर्ज करता है।

जब आपको इस दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है

  • एक नियोक्ता ने कदाचार के लिए कारण-प्रदर्शन और जांच प्रक्रिया पूरी कर ली है और कर्मचारी को बर्खास्त करने का फैसला किया है।
  • प्रलेखित चेतावनियों के बाद एक कर्मचारी के प्रदर्शन में सुधार नहीं हुआ है और अनुबंध सूचना पर समाप्ति की अनुमति देता है।
  • एक भूमिका को बंद किया जा रहा है और नियोक्ता छंटनी नियमों की जांच करने के बाद नियुक्ति शर्तों के तहत रोजगार समाप्त कर रहा है।
  • परिवीक्षाधीन कर्मचारी की पुष्टि नहीं की जा रही है और कंपनी निर्णय दर्ज करना चाहती है।
  • कंपनी को अंतिम कार्य दिवस और अंतिम बकाया के स्पष्ट लिखित रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है।

इसमें क्या शामिल है

  • कर्मचारी का विवरण, शामिल होने की तारीख और पदनाम।
  • समाप्ति का कारण और निर्णय से पहले पृष्ठभूमि और प्रक्रिया का पालन किया गया।
  • प्रभावी तिथि के साथ मामले और उसके बाद की प्रक्रिया पर विचार करने के बाद निर्णय लिया गया।
  • इसके बदले में दी गई सूचना या वेतन, और वेतन, छुट्टी नकदीकरण, उपदान, बोनस और प्रतिपूर्ति, कम वसूली सहित अंतिम निपटान।
  • भविष्य निधि निकासी या हस्तांतरण, कंपनी की संपत्ति की वापसी और गोपनीयता और आईपी दायित्वों को जारी रखना।
  • राहत पत्र, अनुभव प्रमाण पत्र और वार्षिक वेतन टीडीएस प्रमाण पत्र (फॉर्म 16, अब आयकर नियम, 2026 के तहत फॉर्म 130) जारी करना और रसीद की पावती।

इसे कैसे भरें, हस्ताक्षर करें और उपयोग करें

  1. मसौदा तैयार करने से पहले, आवश्यक प्रक्रिया को पूरा करेंः कारण बताएँ नोटिस, कर्मचारी का जवाब, और एक घरेलू जांच जहां कदाचार का आरोप लगाया जाता है या स्थायी आदेश की आवश्यकता होती है।
  2. जाँच करें कि कर्मचारी औद्योगिक संबंध संहिता, 2020 के तहत एक कर्मचारी है या नहीं, क्योंकि छंटनी की शर्तें और सरकारी नोटिस लागू हो सकते हैं।
  3. इस पृष्ठ पर फॉर्म को तथ्यात्मक कारणों से भरें और प्रक्रिया का पालन करें, और अपने रिकॉर्ड के साथ पूर्वावलोकन की जांच करें।
  4. जारी करने से पहले एक अधिवक्ता या श्रम कानून सलाहकार से पत्र की समीक्षा करने के लिए कहें, क्योंकि कारण या प्रक्रिया में एक दोष बहाली या वापस मजदूरी का कारण बन सकता है और आमतौर पर बाद में तय नहीं किया जा सकता है।
  5. इसे एक अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता के माध्यम से हस्ताक्षर करें और स्वीकृति के खिलाफ हाथ से, या पंजीकृत डाक और ईमेल द्वारा वितरित करें।
  6. लागू मजदूरी कानून द्वारा आवश्यक समय के भीतर अंतिम निपटान का भुगतान करें और भुगतान और वितरण का प्रमाण रखें।

संलग्न करने या रखने के लिए दस्तावेज़

  • नियुक्ति पत्र और प्रासंगिक कंपनी नीति या स्थायी आदेशों की प्रति।
  • कारण दर्शाओ नोटिस, कर्मचारी का जवाब और जांच रिपोर्ट, जहां लागू हो।
  • कारण का समर्थन करने वाले चेतावनी पत्र या प्रदर्शन रिकॉर्ड।
  • पूर्ण और अंतिम निपटान विवरण।
  • इस पत्र के वितरण का प्रमाण।

इसके पीछे का कानून

रोजगार अनुबंध भारतीय अनुबंध अधिनियम, 1872 द्वारा शासित है। 21 नवंबर 2025 से औद्योगिक संबंध संहिता, 2020 ने औद्योगिक विवाद अधिनियम, 1947 का स्थान ले लिया है। यह पत्र सामाजिक सुरक्षा संहिता, 2020 को उपदान के लिए और मजदूरी संहिता, 2019 को बोनस के लिए और हटाने या बर्खास्तगी के दो कार्य दिवसों के भीतर मजदूरी का भुगतान करने के लिए संदर्भित करता है। श्रम संहिताओं के तहत श्रमिकों की छंटनी, स्थायी आदेश और विवाद समाधान की शर्तें जारी हैं। दुराचार के लिए समाप्ति प्राकृतिक न्याय का पालन करना चाहिए। राज्य की दुकानों और प्रतिष्ठानों के कानूनों को भी नोटिस या बर्खास्तगी के कारणों की आवश्यकता हो सकती है।

बचने के लिए आम गलतियाँ

  • कारण दर्शाओ नोटिस और जवाब देने का उचित मौका दिए बिना कदाचार के लिए खारिज करना।
  • पत्र में कारण बताते हुए कि नियोक्ता के अपने रिकॉर्ड साबित नहीं कर सकते हैं।
  • एक कर्मचारी की समाप्ति को एक सरल अनुबंध निकास के रूप में मानना और छंटनी की शर्तों को नजरअंदाज करना।
  • अंतिम देय राशि में देरी या राहत पत्र, जो मजदूरी के दावों और शिकायतों को आमंत्रित करता है।

रोजगार समाप्ति पत्र: अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या कोई नियोक्ता भारत में बिना किसी सूचना के नौकरी छोड़ सकता है?

एक नियोक्ता आमतौर पर बिना किसी सूचना के सिद्ध कदाचार के लिए रोजगार समाप्त कर सकता है, अगर अनुबंध या स्थायी आदेश इसकी अनुमति देते हैं और उचित प्रक्रिया का पालन किया जाता है। अन्य समाप्ति के लिए, नियुक्ति पत्र में सूचना या बदले में भुगतान लागू होता है। जहाँ कर्मचारी श्रम संहिताओं के तहत एक कर्मचारी है, वहाँ अलग-अलग छंटनी की शर्तें लागू हो सकती हैं।

क्या बर्खास्तगी से पहले कारण दर्शाएँ नोटिस की आवश्यकता है?

दुराचार के आधार पर समाप्ति के लिए, व्यवहार में हाँ। अदालतें उम्मीद करती हैं कि कर्मचारी को आरोपों के बारे में बताया जाएगा और घरेलू जांच के साथ जवाब देने का मौका दिया जाएगा, जहां तथ्य विवादित हैं या स्थायी आदेशों की आवश्यकता होती है। इसे छोड़ना सबसे आम कारणों में से एक है कि समाप्ति को अलग कर दिया जाता है।

यदि गलत तरीके से बर्खास्त किया जाता है तो एक कर्मचारी क्या कर सकता है?

चाहे व्यक्ति श्रम कानून के तहत एक कर्मचारी है या एक प्रबंधकीय कर्मचारी है, इस पर निर्भर करते हुए, उपाय श्रम अधिकारियों के समक्ष एक औद्योगिक विवाद, हर्जाने के लिए एक दीवानी मुकदमा, या सार्वजनिक क्षेत्र के कर्मचारियों के लिए एक रिट याचिका हो सकती है। समय सीमा और मंच अलग-अलग होते हैं, इसलिए कर्मचारी को जल्दी कानूनी सलाह लेनी चाहिए।

समाप्ति के बाद अंतिम बकाया का भुगतान कब किया जाना चाहिए?

मजदूरी संहिता, 2019 के तहत, हटाने, बर्खास्तगी, छंटनी या इस्तीफे पर देय मजदूरी का भुगतान दो कार्य दिवसों के भीतर किया जाना चाहिए, और यह पत्र उस नियम को संदर्भित करता है। यदि देय हो तो सामाजिक सुरक्षा संहिता, 2020 के तहत ग्रेच्युटी की अपनी प्रक्रिया है। नियोक्ताओं को निपटान विवरण पहले से तैयार करना चाहिए ताकि भुगतान में देरी न हो।

क्या कर्मचारी को समाप्ति पत्र पर हस्ताक्षर करने होते हैं?

कर्मचारी को केवल रसीद की पावती पर हस्ताक्षर करने के लिए कहा जाता है, कारणों से सहमत नहीं होने के लिए। हस्ताक्षर करने से इनकार करने से समाप्ति अमान्य नहीं हो जाती है। उस स्थिति में, पत्र को पंजीकृत डाक और ईमेल द्वारा भेजें और वितरण प्रमाण रखें।

अंतिम अद्यतन 11 अक्टूबर 2026।

भारतीय कानून के बारे में सामान्य जानकारी, आपकी स्थिति के लिए कानूनी सलाह नहीं। स्टाम्प शुल्क, पंजीकरण और शुल्क राज्य के अनुसार अलग-अलग होते हैं, इसलिए इस पर भरोसा करने से पहले स्थानीय कार्यालय या किसी वकील से संपर्क करें।

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यदि यह विवाद में बदल जाता है, तो आप कर सकते हैं एक रोजगार वकील ढूंढें या एक सत्यापित अधिवक्ता से ऑनलाइन एक प्रश्न पूछें.

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