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विक्रेता ऑनबोर्डिंग प्रपत्र

वेंडर ऑनबोर्डिंग फॉर्म वह दस्तावेज़ है जिसे एक कंपनी एक नए आपूर्तिकर्ता को ऑर्डर देने या भुगतान करने से पहले भरने और हस्ताक्षर करने के लिए कहती है।

प्रारूपः

एक खाते के साथ मुफ़्तः वर्ड या पीडीएफ, कोई वॉटरमार्क नहीं, आपके डैशबोर्ड पर सहेजा गया है। प्रत्येक पृष्ठ पर एक छोटा संदर्भ पाद लेख होता है ताकि कोई भी इसे सत्यापित कर सके।

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Legal Drive sealएटेस्ट एंड साइन दस्तावेज़ में एक वास्तविक, स्वतंत्र रूप से जांच योग्य रिकॉर्ड को एम्बेड करता है।

इस दस्तावेज़ का अनुवाद अभी तक उपलब्ध नहीं है। नीचे पूर्वावलोकन वह अंग्रेजी पाठ है जिसे आप डाउनलोड करेंगे।

VENDOR ONBOARDING FORM To be completed by the vendor and submitted to [buyer_company] Date: [form_date] SECTION A: VENDOR PARTICULARS Legal name : [vendor_name] Trade name : [vendor_trade_name] Constitution : [constitution] Registered address : [vendor_address] SECTION B: STATUTORY REGISTRATIONS PAN : [pan] GSTIN : [gstin] Where the vendor is not registered under the Goods and Services Tax laws, a declaration to that effect must be furnished, as this affects the reverse-charge position and the buyer's input tax credit. SECTION C: BANKING DETAILS [bank_details] Payments will be made ONLY to the account recorded above. Any change must be notified in writing on the vendor's letterhead, signed by an authorised signatory, and will be independently verified by telephone before being acted upon. SECTION D: CONTACT Contact person : [contact_person] Phone and email : [contact_details] SECTION E: SUPPLY Goods or services : [goods_services] Payment terms : [payment_terms] SECTION F: DECLARATIONS BY THE VENDOR The vendor declares that: 1. The particulars furnished above are true, complete and correct. 2. The vendor holds all registrations, licences and permissions required by law to supply the goods or services described. 3. The vendor shall raise tax invoices compliant with the Central Goods and Services Tax Act, 2017 and the rules made thereunder, and shall file its GST returns and pay the tax collected within the prescribed time, so that input tax credit is available to [buyer_company]. 4. The vendor acknowledges that, where deduction is required, tax will be deducted at source at the applicable rate under the Income-tax Act, 2025, and that a certificate of deduction will be issued. 5. The vendor shall comply with all applicable labour, environmental and anti-corruption laws in performing the supply. 6. The vendor shall notify [buyer_company] promptly of any change in the particulars furnished above, including any change in constitution, registration status or bank account. 7. The vendor consents to [buyer_company] verifying the particulars furnished, including with statutory authorities and banks. For [vendor_name] Authorised Signatory Name: Designation: Date: [form_date] DOCUMENTS TO BE ENCLOSED 1. PAN card copy 2. GST registration certificate 3. Cancelled cheque or bank certificate confirming the account details 4. Certificate of incorporation / partnership deed / proprietorship declaration, as applicable 5. Address proof of the principal place of business 6. MSME / Udyam registration certificate, where applicable FOR OFFICE USE ([buyer_company]) Verified by: ______________ Date: ______________ Vendor code allotted: ______________ Approved by: ______________________

विक्रेता ऑनबोर्डिंग प्रपत्र: यह क्या है

वेंडर ऑनबोर्डिंग फॉर्म वह दस्तावेज़ है जिसे एक कंपनी एक नए आपूर्तिकर्ता को ऑर्डर देने या भुगतान करने से पहले भरने और हस्ताक्षर करने के लिए कहती है। यह विक्रेता की कानूनी पहचान, पैन, को पकड़ता है GSTIN, बैंक खाता, संपर्क व्यक्ति और आपूर्ति की शर्तें, कर अनुपालन पर घोषणाओं के साथ, ताकि खरीदार इनपुट टैक्स क्रेडिट का दावा कर सके, कर को सही तरीके से काट सके और सही खाते का भुगतान कर सके।

जब आपको इस दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है

  • एक कंपनी अपने अनुमोदित विक्रेता मास्टर के लिए वस्तुओं या सेवाओं के एक नए आपूर्तिकर्ता को जोड़ रही है।
  • एक मौजूदा विक्रेता अपने संविधान, जी. एस. टी. पंजीकरण या बैंक खाते को बदल देता है और खरीदार को नए, हस्ताक्षरित विवरण की आवश्यकता होती है।
  • एक आंतरिक या वैधानिक लेखा परीक्षक विक्रेता भुगतान और कर क्रेडिट के पीछे सहायक दस्तावेजों के लिए पूछता है।
  • एक खरीदार भुगतान शर्तों पर सहमत होने से पहले लिखित पुष्टि चाहता है कि क्या कोई विक्रेता जी. एस. टी. पंजीकृत है या एम. एस. एम. ई. है।

इसमें क्या शामिल है

  • विक्रेता का कानूनी नाम, व्यापार का नाम, संविधान (स्वामित्व, साझेदारी, एलएलपी या कंपनी) और पंजीकृत पता।
  • पैन और GSTIN, यदि विक्रेता जी. एस. टी. के तहत पंजीकृत नहीं है तो घोषणा देने की आवश्यकता के साथ।
  • बैंक विवरण, एक नियम के साथ कि भुगतान केवल दर्ज किए गए खाते में जाता है और कोई भी परिवर्तन लिखित रूप में किया जाना चाहिए और टेलीफोन द्वारा सत्यापित किया जाना चाहिए।
  • संपर्क व्यक्ति, फोन और ईमेल, आपूर्ति की गई वस्तु या सेवाएँ और भुगतान की सहमत शर्तें।
  • विक्रेता घोषणाएंः सही विवरण, आवश्यक लाइसेंस, जीएसटी-अनुपालन चालान और समय पर रिटर्न, स्रोत पर कर कटौती, श्रम, पर्यावरण और भ्रष्टाचार विरोधी कानून का अनुपालन, और सत्यापन के लिए सहमति।
  • संलग्न करने के लिए दस्तावेजों की एक सूची और सत्यापन, विक्रेता कोड और अनुमोदन के लिए एक कार्यालय-उपयोग अनुभाग।

इसे कैसे भरें, हस्ताक्षर करें और उपयोग करें

  1. खरीदार का नाम और विक्रेता का विवरण भरें, और एक अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता द्वारा पूरा करने और हस्ताक्षर करने के लिए विक्रेता को फॉर्म भेजें।
  2. जी. एस. टी. पोर्टल पर GSTIN और विक्रेता के दस्तावेजों के सामने पैन की जाँच करें, और पुष्टि करें कि कानूनी नाम दोनों में मेल खाते हैं।
  3. रद्द किए गए चेक या बैंक पत्र का उपयोग करके बैंक खाते को सत्यापित करें, और इसे अपने सिस्टम में दर्ज करने से पहले विक्रेता के ज्ञात संपर्क के साथ टेलीफोन द्वारा इसकी पुष्टि करें।
  4. यदि विक्रेता कहता है कि यह एक सूक्ष्म या छोटा उद्यम है तो उद्यम प्रमाण पत्र सहित प्रपत्र पर सूचीबद्ध संलग्नक एकत्र करें।
  5. कार्यालय-उपयोग अनुभाग को पूरा करें, विक्रेता कोड आवंटित करें और अपनी खरीद नीति के तहत अधिकृत व्यक्ति से अनुमोदन प्राप्त करें।
  6. प्रपत्र और संलग्नक को फाइल पर रखें, और जब भी विक्रेता किसी परिवर्तन की सूचना देता है तो सत्यापन को दोहराएं।

संलग्न करने या रखने के लिए दस्तावेज़

  • पैन कार्ड की प्रति
  • जी. एस. टी. पंजीकरण प्रमाणपत्र, या गैर-पंजीकरण की घोषणा
  • रद्द किए गए चेक या खाते की पुष्टि करने वाला बैंक प्रमाण पत्र
  • निगमन, साझेदारी विलेख या स्वामित्व घोषणा का प्रमाण पत्र
  • व्यवसाय के प्रमुख स्थान का पता प्रमाण
  • उद्यम पंजीकरण प्रमाणपत्र, जहां लागू हो

इसके पीछे का कानून

यह प्रपत्र केंद्रीय वस्तु एवं सेवा कर अधिनियम, 2017 के तहत अनुपालन का समर्थन करता है, जहां एक खरीदार का इनपुट टैक्स क्रेडिट एक वैध कर चालान और रिटर्न दाखिल करने और कर का भुगतान करने वाले आपूर्तिकर्ता पर निर्भर करता है। स्रोत पर कर कटौती आयकर अधिनियम, 2025 का अनुसरण करती है, जिसने 1 अप्रैल 2026 से आयकर अधिनियम, 1961 को प्रतिस्थापित किया और प्रपत्र में 2025 अधिनियम का उल्लेख किया गया है। उद्यम पर पंजीकृत सूक्ष्म और लघु उद्यमों के लिए, एम. एस. एम. ई. डी. अधिनियम, 2006 में सहमत अवधि के भीतर भुगतान की आवश्यकता है, जो 45 दिनों से अधिक नहीं है। संपर्क व्यक्तियों के व्यक्तिगत डेटा को डिजिटल व्यक्तिगत डेटा संरक्षण अधिनियम, 2023 के अनुरूप संभाला जाना चाहिए।

बचने के लिए आम गलतियाँ

  • केवल एक ईमेल के बल पर विक्रेता के बैंक खाते को बदलना, भुगतान धोखाधड़ी के लिए एक सामान्य मार्ग है।
  • जाँच नहीं कर रहा है कि क्या GSTIN सक्रिय है, जिससे खरीदार को उसके इनपुट टैक्स क्रेडिट की कीमत चुकानी पड़ सकती है।
  • विक्रेता की एमएसएमई स्थिति को नजरअंदाज करना और सूक्ष्म और छोटे उद्यमों के लिए कानून की अनुमति से अधिक समय तक भुगतान की शर्तों पर सहमत होना।
  • विक्रेता के लिए हस्ताक्षर करने के लिए किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित प्रपत्र को स्वीकार करना जिसके पास कोई अधिकार नहीं है।

विक्रेता ऑनबोर्डिंग प्रपत्र: अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या विक्रेता के लिए जी. एस. टी. संख्या होना अनिवार्य है?

नहीं। जी. एस. टी. पंजीकरण सीमा से नीचे या केवल छूट प्राप्त आपूर्ति में काम करने वाले आपूर्तिकर्ता को पंजीकरण करने की आवश्यकता नहीं है। कुछ आपूर्तिकर्ताओं को कारोबार की परवाह किए बिना पंजीकरण करना चाहिए, जैसे कि कई ई-कॉमर्स विक्रेता। एक अपंजीकृत विक्रेता को एक लिखित घोषणा देनी चाहिए, क्योंकि यह खरीदार के टैक्स क्रेडिट और रिवर्स चार्ज की स्थिति को प्रभावित करता है।

कंपनियां विक्रेताओं से रद्द किए गए चेक के लिए क्यों पूछती हैं?

रद्द किए गए चेक में खाताधारक का नाम, खाता संख्या और बैंक द्वारा मुद्रित आईएफएससी दिखाई देता है। यह खरीदार को भुगतान करने से पहले यह पुष्टि करने देता है कि खाता विक्रेता का है। इसके बजाय कुछ कंपनियाँ हस्ताक्षरित बैंक पत्र स्वीकार करती हैं।

खरीदार के लिए एमएसएमई या उद्यम प्रमाणपत्र क्यों मायने रखता है?

उद्यम पर पंजीकृत सूक्ष्म और लघु उद्यमों के लिए, एमएसएमईडी अधिनियम, 2006 भुगतान अवधि को सहमत होने तक सीमित करता है, और देरी पर देय ब्याज के साथ 45 दिनों से अधिक नहीं। आयकर कानून ऐसी खरीद के लिए खरीदार की कटौती को समय पर भुगतान से भी जोड़ता है। इसलिए खरीदार उद्यम स्थिति को सावधानीपूर्वक ट्रैक करते हैं।

यदि किसी विक्रेता का बैंक खाता बदल जाता है तो उसे क्या करना चाहिए?

खरीदार को नए खाते के लिए रद्द किए गए चेक या बैंक पत्र के साथ, एक अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता द्वारा हस्ताक्षरित लेटरहेड पर लिखित रूप में सूचित करें। इस प्रपत्र में कहा गया है कि खरीदार उस पर कार्रवाई करने से पहले टेलीफोन द्वारा किसी भी बदलाव को सत्यापित करेगा, इसलिए कॉल की उम्मीद करें और अकेले ईमेल पर भरोसा न करें।

अंतिम अद्यतन 11 अक्टूबर 2026।

भारतीय कानून के बारे में सामान्य जानकारी, आपकी स्थिति के लिए कानूनी सलाह नहीं। स्टाम्प शुल्क, पंजीकरण और शुल्क राज्य के अनुसार अलग-अलग होते हैं, इसलिए इस पर भरोसा करने से पहले स्थानीय कार्यालय या किसी वकील से संपर्क करें।

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