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पूर्ण और अंतिम निपटान पत्र

एक पूर्ण और अंतिम निपटान पत्र वह सब कुछ निर्धारित करता है जो एक नियोक्ता पर एक प्रस्थान करने वाले कर्मचारी का बकाया है और वह सब कुछ जो वह वसूल कर रहा है, और देय शुद्ध राशि पर पहुंचता है।

प्रारूपः

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[company_name] [company_address] Date: [letter_date] To, [employee_name] Employee ID: [employee_id] [designation] Subject: Full and final settlement of dues Dear [employee_name], Further to the cessation of your employment with [company_name] ("the Company") with effect from [last_working_day], we set out below the computation of your full and final settlement. EMPLOYMENT PARTICULARS Date of joining : [joining_date] Last working day : [last_working_day] Designation : [designation] A. EARNINGS [earnings_breakup] B. DEDUCTIONS AND RECOVERIES [deductions_breakup] C. NET AMOUNT PAYABLE Net amount payable to you: Rs. [net_payable] Mode and date of payment: [payment_mode] STATUTORY BENEFITS 1. PROVIDENT FUND: the balance in your account with the Employees' Provident Fund Organisation may be withdrawn or transferred to your new employer through the EPFO portal using your Universal Account Number. Contributions up to your last working day have been, or will be, remitted and filed by the Company within the due date. 2. GRATUITY: where gratuity is payable to you under the Code on Social Security, 2020 (on completion of the qualifying period of continuous service, or on a pro rata basis in the case of fixed-term employment), it is included in the computation above. It is calculated at fifteen days' wages, based on your last drawn wages as defined in that Code, for every completed year of service and for any part thereof in excess of six months, subject to the ceiling notified under the Code. 3. LEAVE ENCASHMENT: accrued and unused leave has been encashed in accordance with Company policy and the applicable State Shops and Establishments legislation. 4. TDS CERTIFICATE: the annual certificate of tax deducted at source on salary (Form 16 / Form 130) will be issued in the usual course after the close of the tax year. DOCUMENTS ENCLOSED / TO FOLLOW - Relieving letter - Experience certificate - Settlement computation sheet CONTINUING OBLIGATIONS Your obligations of confidentiality, and in respect of the Company's intellectual property, survive the cessation of your employment and continue to bind you. ACKNOWLEDGMENT AND ACCEPTANCE Kindly verify the computation above. If you agree with it, please sign and return the acknowledgment below, whereupon the settlement will be released. We thank you for your services and wish you well in your future endeavours. For [company_name] Authorised Signatory Name: Designation: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ACKNOWLEDGMENT BY THE EMPLOYEE I, [employee_name], acknowledge: 1. That I have received and verified the computation of my full and final settlement set out above. 2. That on receipt of the net amount of Rs. [net_payable], I shall have received all amounts due to me from the Company in respect of my employment, including salary, allowances, leave encashment, bonus and gratuity. 3. That I have returned all Company property, documents, data and access credentials in my possession. 4. That I remain bound by my continuing obligations of confidentiality and in respect of the Company's intellectual property. [employee_name] Signature: ______________________ Date: ______________

इस दस्तावेज़ का उपयोग करने पर टिप्पणियाँ

इसे भरते समय आपके लिए मार्गदर्शन। ये नोट डाउनलोड किए गए दस्तावेज़ में मुद्रित नहीं होते हैं।

A NOTE FOR BOTH PARTIES

FOR THE EMPLOYER: settle promptly. The Code on Wages, 2019, in force from 21 November 2025, requires wages due on resignation, removal, dismissal or retrenchment to be paid within two working days, and State Shops and Establishments legislation may also apply. Gratuity must be paid within the time prescribed under the Code on Social Security, 2020, and delayed gratuity carries interest.

FOR THE EMPLOYEE: check the computation line by line before signing. Notice-period recoveries, leave balances and gratuity calculations are where errors most commonly appear. A general acknowledgment that no dues remain will make it harder to claim an amount later, so raise any discrepancy in writing BEFORE signing. Signing under protest, with the specific dispute recorded, is preferable to signing an unqualified acknowledgment you disagree with.

पूर्ण और अंतिम निपटान पत्र: यह क्या है

एक पूर्ण और अंतिम निपटान पत्र वह सब कुछ निर्धारित करता है जो एक नियोक्ता पर एक प्रस्थान करने वाले कर्मचारी का बकाया है और वह सब कुछ जो वह वसूल कर रहा है, और देय शुद्ध राशि पर पहुंचता है। इसमें भविष्य निधि, ग्रेच्युटी, छुट्टी नकदीकरण और कर प्रमाण पत्र भी शामिल हैं, और बकाया प्राप्त होने के बाद कर्मचारी की पावती भी शामिल है।

जब आपको इस दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है

  • एक कर्मचारी ने इस्तीफा दे दिया है और नोटिस दिया है, और कंपनी उनका खाता बंद कर रही है।
  • एक कर्मचारी की सेवाओं को समाप्त कर दिया गया है या उनका निश्चित अवधि का अनुबंध समाप्त हो गया है।
  • एक कर्मचारी सेवानिवृत्त हो गया है और ग्रेच्युटी और छुट्टी नकदीकरण सहित बकाया की गणना की जानी चाहिए।
  • एक पूर्व कर्मचारी क्या भुगतान किया गया था और क्या काटा गया था, इसका लिखित विवरण मांग रहा है।

इसमें क्या शामिल है

  • कर्मचारी का नाम, आईडी, पदनाम, शामिल होने की तारीख और अंतिम कार्य दिवस।
  • आय का विभाजन जैसे वेतन, छुट्टी नकदीकरण, उपदान और बोनस।
  • कटौती और वसूली का विभाजन जैसे कि सूचना की कमी और अग्रिम।
  • देय शुद्ध राशि और भुगतान का तरीका।
  • भविष्य निधि निकासी या हस्तांतरण, ग्रेच्युटी गणना, छुट्टी नकदीकरण और वर्ष के अंत में टीडीएस प्रमाण पत्र पर नोट।
  • कर्मचारी की रसीद की स्वीकृति, कंपनी की संपत्ति की वापसी और गोपनीयता दायित्वों को जारी रखना।

इसे कैसे भरें, हस्ताक्षर करें और उपयोग करें

  1. उपस्थिति, अवकाश शेष राशि, अंतिम रूप से प्राप्त मजदूरी, अग्रिम राशि, परिसंपत्ति वापसी की स्थिति और सेवा की गई सूचना अवधि एकत्र करें।
  2. प्रत्येक कमाई और प्रत्येक कटौती पर काम करें और एक गणना पत्रक संलग्न करें जिसमें दिखाया गया है कि ग्रेच्युटी और छुट्टी नकदीकरण की गणना कैसे की गई थी।
  3. इस पृष्ठ पर फॉर्म में आंकड़े भरें और गणना पत्रक के सामने पूर्वावलोकन की जाँच करें।
  4. अधिकृत हस्ताक्षरकर्ता हस्ताक्षर करें और पत्र को सत्यापन के लिए कर्मचारी को भेजें।
  5. पावती पर हस्ताक्षर करने से पहले कर्मचारी को हर पंक्ति की जांच करने दें और किसी भी विवाद को लिखित रूप में दर्ज करने दें।
  6. बैंक हस्तांतरण द्वारा भुगतान जारी करें और लेन-देन का संदर्भ रखें।
  7. राहत पत्र और अनुभव प्रमाण पत्र जारी करें और फाइल पर प्रतियों का पूरा सेट रखें।

संलग्न करने या रखने के लिए दस्तावेज़

  • निपटान गणना पत्रक
  • राहत देने वाला पत्र
  • अनुभव प्रमाण पत्र
  • त्यागपत्र स्वीकृति या समाप्ति पत्र
  • कोई बकाया या परिसंपत्ति निकासी प्रपत्र नहीं
  • अंतिम वेतन पर्ची

इसके पीछे का कानून

अंतिम बकाया पारंपरिक रूप से मजदूरी भुगतान अधिनियम 1936, ग्रेच्युटी भुगतान अधिनियम 1972 और राज्य की दुकानों और प्रतिष्ठानों के कानूनों द्वारा नियंत्रित किया जाता था। तब से मजदूरी और उपदान कानूनों को 21 नवंबर 2025 से लागू श्रम संहिताओं में जोड़ दिया गया है, और राज्य की दुकानों के कानून लागू होते रहते हैं। मजदूरी संहिता में इस्तीफे, बर्खास्तगी या छंटनी पर देय मजदूरी का भुगतान दो कार्य दिवसों के भीतर करने की आवश्यकता होती है, और विलंबित ग्रेच्युटी पर ब्याज लगता है। कानून द्वारा निर्धारित योग्यता सेवा के बाद, वैधानिक सीमा के अधीन, प्रत्येक पूर्ण वर्ष के लिए पंद्रह दिनों के वेतन पर ग्रेच्युटी का भुगतान किया जाता है। भविष्य निधि को ई. पी. एफ. ओ. पोर्टल के माध्यम से निकाला या हस्तांतरित किया जाता है।

बचने के लिए आम गलतियाँ

  • सूचना अवधि की कमी या अन्य राशि की वसूली जिसकी नियुक्ति पत्र वास्तव में अनुमति नहीं देता है।
  • ग्रैच्युटी के लिए गलत वेतन आधार का उपयोग करना या छह महीने से अधिक के अंशकालिक वर्ष को नजरअंदाज करना।
  • कर्मचारी एक आंकड़े से असहमत होते हुए एक अयोग्य पावती पर हस्ताक्षर करते हैं, जो बाद के दावे को कमजोर करता है।
  • हफ्तों के लिए निपटान को रोकना, जो मजदूरी संहिता के तहत बाहर निकलने पर मजदूरी का भुगतान करने के लिए दो कार्य दिवस की सीमा का उल्लंघन कर सकता है।

पूर्ण और अंतिम निपटान पत्र: अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

भारत में पूर्ण और अंतिम निपटान का भुगतान करने में किसी कंपनी को कितना समय लगता है?

21 नवंबर 2025 से लागू मजदूरी संहिता के तहत, एक कर्मचारी के वेतन का भुगतान दो कार्य दिवसों के भीतर किया जाना है जो इस्तीफा देता है, बर्खास्त किया जाता है या नौकरी से हटा दिया जाता है। ग्रैच्युटी की अपनी समय सीमा होती है, और वार्षिक टी. डी. एस. प्रमाण पत्र वर्ष समाप्त होने के बाद आता है। यदि भुगतान में देरी होती है, तो लिखित अनुस्मारक के बाद श्रम अधिकारियों को शिकायत करना सामान्य प्रक्रिया है।

क्या कंपनी मेरे अंतिम निपटान से नोटिस अवधि के भुगतान में कटौती कर सकती है?

यदि आपके नियुक्ति पत्र के बदले में नोटिस या भुगतान की आवश्यकता होती है और आपने इसे पूरा नहीं किया है, तो कंपनी आमतौर पर कमी की भरपाई कर सकती है। कटौती अनुबंध की शर्तों से मेल खाना चाहिए। अगर गणना गलत लगती है तो लिखित में पूछें।

अगर मैं इससे असहमत हूं तो क्या मुझे पूर्ण और अंतिम समझौते पर हस्ताक्षर करना चाहिए?

अयोग्य पावती पर हस्ताक्षर न करना बेहतर है। जिस विशिष्ट वस्तु पर आप विवाद करते हैं उसे लिखें और विरोध के तहत हस्ताक्षर करें, या हस्ताक्षर करने से पहले इस मुद्दे को लिखित रूप में उठाएं। एक बार जब आप पुष्टि कर लेते हैं कि आगे कोई बकाया नहीं बचा है, तो बाद में और अधिक दावा करना कठिन हो जाता है।

क्या उपदान पूर्ण और अंतिम निपटान का हिस्सा है?

हां, यदि आपने कानून द्वारा निर्धारित सेवा की योग्यता अवधि पूरी कर ली है, तो ग्रेच्युटी गणना में दिखाई देनी चाहिए। यह वैधानिक सीमा के अधीन, अंतिम प्राप्त मजदूरी के आधार पर, सेवा के प्रत्येक पूर्ण वर्ष के लिए पंद्रह दिनों के वेतन पर तैयार किया जाता है।

नौकरी छोड़ने के बाद मैं अपना पी. एफ. कैसे निकालूं या स्थानांतरित करूं?

भविष्य निधि का प्रबंधन ई. पी. एफ. ओ. द्वारा किया जाता है, न कि नियोक्ता के निपटान द्वारा। आप किसी नए नियोक्ता को शेष राशि हस्तांतरित कर सकते हैं या अपने यू. ए. एन. का उपयोग करके ई. पी. एफ. ओ. सदस्य पोर्टल के माध्यम से ऑनलाइन निकासी के लिए आवेदन कर सकते हैं।

अंतिम अद्यतन 11 अक्टूबर 2026।

भारतीय कानून के बारे में सामान्य जानकारी, आपकी स्थिति के लिए कानूनी सलाह नहीं। स्टाम्प शुल्क, पंजीकरण और शुल्क राज्य के अनुसार अलग-अलग होते हैं, इसलिए इस पर भरोसा करने से पहले स्थानीय कार्यालय या किसी वकील से संपर्क करें।

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