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बोर्ड मीटिंग के कार्यवृत्त

निदेशक मंडल की बैठक के कार्यवृत्त कंपनी के निदेशक मंडल की बैठक का आधिकारिक लिखित रिकॉर्ड है।

प्रारूपः

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इस दस्तावेज़ का अनुवाद अभी तक उपलब्ध नहीं है। नीचे पूर्वावलोकन वह अंग्रेजी पाठ है जिसे आप डाउनलोड करेंगे।

[company_name] CIN: [company_cin] MINUTES OF THE MEETING OF THE BOARD OF DIRECTORS Date : [meeting_date] Time : [meeting_time] Venue : [meeting_venue] 1. DIRECTORS PRESENT [directors_present] 2. DIRECTORS ABSENT / LEAVE OF ABSENCE GRANTED [directors_absent] 3. CHAIRPERSON Chairperson of the meeting: [chairperson] The Chairperson took the chair and conducted the proceedings of the meeting. 4. QUORUM The Chairperson noted that the requisite quorum was present, and declared the meeting duly constituted and competent to transact the business on the agenda. 5. LEAVE OF ABSENCE Leave of absence was granted to the directors named in paragraph 2 above. 6. MINUTES OF THE PREVIOUS MEETING Where there was a previous meeting of the Board, its minutes, having been circulated to all directors, were taken as read and noted, and were signed by the Chairperson if not already signed. 7. AGENDA AND DISCUSSION [agenda_items] 8. RESOLUTIONS PASSED [resolutions_passed] 9. DISCLOSURE OF INTEREST Any director interested in a matter transacted at this meeting disclosed the nature of that interest, and the director's participation in the discussion and voting on that matter was regulated in accordance with Section 184 of the Companies Act, 2013. Particulars of any such interest are recorded in paragraph 7 above. 10. ANY OTHER BUSINESS No other business was transacted. 11. VOTE OF THANKS There being no further business, the meeting concluded with a vote of thanks to the Chair. [chairperson] CHAIRPERSON Date of these minutes: [minutes_date]

इस दस्तावेज़ का उपयोग करने पर टिप्पणियाँ

इसे भरते समय आपके लिए मार्गदर्शन। ये नोट डाउनलोड किए गए दस्तावेज़ में मुद्रित नहीं होते हैं।

NOTES: STATUTORY REQUIREMENTS UNDER THE COMPANIES ACT, 2013

  • Minutes must be prepared and entered in the minute book WITHIN THIRTY DAYS of the conclusion of the meeting (Section 118).
  • Each page of the minute book must be initialled or signed, and the last page dated and signed, by the Chairperson of that meeting or by the Chairperson of the next succeeding meeting.
  • Minutes must contain a fair and correct summary of the proceedings, and must record the names of the directors present and the names of directors dissenting from or not concurring in a resolution.
  • Minutes must NOT contain anything that is defamatory, irrelevant, immaterial or detrimental to the interests of the company. The Chairperson has absolute discretion in this regard.
  • The minute book of Board meetings must be kept at the registered office, or at another place approved by the Board, and preserved permanently.
  • Minutes maintained in accordance with Section 118 are evidence of the proceedings recorded in them.

बोर्ड मीटिंग के कार्यवृत्त: यह क्या है

निदेशक मंडल की बैठक के कार्यवृत्त कंपनी के निदेशक मंडल की बैठक का आधिकारिक लिखित रिकॉर्ड है। वे ध्यान देते हैं कि कौन उपस्थित था, कौन अध्यक्षता कर रहा था, कोरम मौजूद था, किस पर चर्चा की गई और प्रत्येक प्रस्ताव पारित किया गया। कंपनी अधिनियम, 2013 के तहत ठीक से रखे गए कार्यवृत्त इस बात के प्रमाण के रूप में काम करते हैं कि बैठक में क्या हुआ था।

जब आपको इस दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है

  • किसी निजी या सार्वजनिक कंपनी की किसी भी बोर्ड बैठक के बाद, वैधानिक समय के भीतर कार्यवाहियों को कार्यवृत्त पुस्तिका में दर्ज करना।
  • जब कोई बैंक, लेखा परीक्षक या निवेशक बोर्ड के प्रस्ताव का प्रमाणित उद्धरण मांगता है, जैसे कि खाता खोलने या ऋण को मंजूरी देने के लिए।
  • जब बोर्ड शेयरों के आवंटन, निदेशक या लेखा परीक्षक की नियुक्ति, या वित्तीय विवरणों को अपनाने जैसे मामलों को मंजूरी देता है।
  • जब कोई निर्देशक किसी निर्णय से असहमत होता है और उस असहमति को रिकॉर्ड में रखने की आवश्यकता होती है।

इसमें क्या शामिल है

  • कंपनी का नाम और CIN, बैठक की तारीख, समय और स्थान या मोड (व्यक्तिगत रूप से या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग में) के साथ।
  • उपस्थित निदेशक, अनुपस्थित छुट्टी के साथ अनुपस्थित निदेशक, और अध्यक्ष बनने वाले निदेशक।
  • इस बात की पुष्टि कि गणपूर्ति मौजूद थी और जहां पहले एक बैठक हुई थी, उसके कार्यवृत्त को नोट किया गया और हस्ताक्षर किए गए।
  • चर्चा के सारांश के साथ प्रत्येक कार्यसूची मद, और प्रत्येक प्रस्ताव का पाठ पारित किया गया।
  • एक रिकॉर्ड कि किसी मामले में रुचि रखने वाले किसी भी निदेशक ने खुलासा किया कि ब्याज और कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 184 का पालन किया गया था। सार्वजनिक कंपनी के इच्छुक निदेशकों को चर्चा से बाहर रहना चाहिए और मतदान करना चाहिए, जबकि एक निजी कंपनी जो अपनी वार्षिक फाइलिंग के साथ अद्यतित है, एक इच्छुक निदेशक को प्रकटीकरण के बाद भाग लेने दे सकती है।
  • अध्यक्ष के हस्ताक्षर और कार्यवृत्त तैयार करने की तारीख। धारा 118 के तहत वैधानिक आवश्यकताओं पर टिप्पणियाँ इस पृष्ठ पर दिखाई देती हैं लेकिन मुद्रित नहीं होती हैं।

इसे कैसे भरें, हस्ताक्षर करें और उपयोग करें

  1. बैठक के दौरान नोट लें, जिसमें उपस्थित लोगों के नाम, जिन्होंने प्रस्ताव प्रस्तावित किए और कोई भी निदेशक जो असहमत था।
  2. इस पृष्ठ पर फॉर्म भरें और देखें कि प्रत्येक प्रस्ताव ठीक उसी तरह लिखा गया है जैसे पारित किया गया था।
  3. भारतीय कंपनी सचिव संस्थान द्वारा जारी सचिवीय मानक 1 के अनुसार, बैठक के पंद्रह दिनों के भीतर टिप्पणियों के लिए निदेशकों को मसौदा प्रसारित करें और किसी भी सुधार का निपटारा करें।
  4. बैठक के तीस दिनों के भीतर मिनट बुक में अंतिम मिनट दर्ज करें, जिसमें प्रत्येक पृष्ठ आरंभ या हस्ताक्षरित हो और अंतिम पृष्ठ अध्यक्ष द्वारा हस्ताक्षरित और दिनांकित हो।
  5. मिनट बुक को पंजीकृत कार्यालय में, या बोर्ड द्वारा अनुमोदित किसी अन्य स्थान पर रखें, इसे स्थायी रूप से संरक्षित करें, और जब बैंक या अधिकारी प्रस्तावों की प्रमाणित वास्तविक प्रतियां जारी करें।
  6. उस संकल्प के लिए कानून द्वारा निर्धारित समय के भीतर कंपनी पंजीयक के साथ दायर किया जाने वाला कोई भी प्रस्ताव दाखिल करें।

संलग्न करने या रखने के लिए दस्तावेज़

  • बैठक की सूचना और कार्यक्रम
  • निदेशकों द्वारा हस्ताक्षरित उपस्थिति रजिस्टर
  • निदेशकों से प्राप्त ब्याज का प्रकटीकरण
  • बैठक में पेश किए गए दस्तावेज़, जैसे वित्तीय विवरण या मसौदा समझौते

इसके पीछे का कानून

कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 118 और कंपनी (प्रबंधन और प्रशासन) नियम, 2014 के तहत प्रत्येक कंपनी को प्रत्येक बोर्ड बैठक के कार्यवृत्त तैयार करने, उन पर हस्ताक्षर करने और तीस दिनों के भीतर उन्हें एक कार्यवृत्त पुस्तिका में रखने की आवश्यकता होती है। कार्यवृत्त एक निष्पक्ष और सही सारांश होना चाहिए, उपस्थित निदेशकों और असहमत होने वाले किसी भी व्यक्ति का नाम दें, और अध्यक्ष के विवेक पर मानहानिकारक या अप्रासंगिक मामले को छोड़ दें। धारा 173 यह नियंत्रित करती है कि बोर्ड को कितनी बार मिलना चाहिए और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की अनुमति देती है, धारा 174 कोरम निर्धारित करती है और धारा 184 इच्छुक निदेशकों से संबंधित है। धारा 118 (10) में कंपनियों को सचिवीय मानकों का पालन करने की भी आवश्यकता होती है, इसलिए बोर्ड की बैठकों में सचिवीय मानक 1 लागू होता है।

बचने के लिए आम गलतियाँ

  • मिनट्स को महीनों बाद या एक ढीली-पत्ती वाली फाइल में लिखना, जो सबूत के रूप में उनके मूल्य को कमजोर कर देता है।
  • असहमत होने वाले निदेशक का नाम नहीं लेते हुए, उस निर्देशक को निर्णय के लिए दायित्व का सामना करना पड़ा।
  • अस्पष्ट शब्दों में संकल्पों को दर्ज करना जो वास्तव में स्वीकृत प्रस्तावों से मेल नहीं खाते हैं, इसलिए बैंक या लेखा परीक्षक उद्धरण को अस्वीकार कर देते हैं।
  • हस्ताक्षर किए जाने के कुछ मिनट बाद उन्हें बदलना, जिसकी अनुमति नहीं है और दंड को आकर्षित कर सकता है।

बोर्ड मीटिंग के कार्यवृत्त: अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

बोर्ड मीटिंग के कार्यवृत्त कितने दिनों के भीतर तैयार किए जाने चाहिए?

कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 118 में बैठक के समापन के तीस दिनों के भीतर कार्यवृत्त तैयार करने, हस्ताक्षर करने और कार्यवृत्त पुस्तिका में दर्ज करने की आवश्यकता है। उस बैठक या अगली बैठक के अध्यक्ष उन पर हस्ताक्षर करते हैं और तारीख तय करते हैं।

क्या बोर्ड की बैठक के कार्यवृत्त को इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखा जा सकता है?

हां. कंपनी अधिनियम, 2013 और इसके नियम कार्यवृत्त को इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखने की अनुमति देते हैं, बशर्ते वे सुरक्षित, पुनर्प्राप्त करने योग्य और नियमों की अनुमति के तरीके से हस्ताक्षरित हों, जैसे कि डिजिटल हस्ताक्षर के साथ। कई कंपनियाँ अभी भी साथ में एक भौतिक मिनट पुस्तिका रखती हैं।

बोर्ड मीटिंग के कार्यवृत्त पर कौन हस्ताक्षर करता है?

बैठक के अध्यक्ष हस्ताक्षर करते हैं, या अगली बैठक के अध्यक्ष यदि पहली उपलब्ध नहीं है। प्रत्येक पृष्ठ आरंभ या हस्ताक्षरित होता है और अंतिम पृष्ठ दिनांकित और हस्ताक्षरित होता है। अन्य निदेशकों को कार्यवृत्त पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता नहीं है।

बोर्ड संकल्प की प्रमाणित वास्तविक प्रति क्या होती है?

यह कार्यवृत्त से एक संकल्प का एक उद्धरण है, जिसे निदेशक या कंपनी सचिव द्वारा हस्ताक्षर और तिथि के साथ सही प्रति के रूप में प्रमाणित किया जाता है। बैंक, सरकारी कार्यालय और समकक्ष इसे इस बात के प्रमाण के रूप में मांगते हैं कि बोर्ड ने एक कदम को मंजूरी दी है, जैसे कि खाता खोलना या अनुबंध पर हस्ताक्षर करना।

अंतिम अद्यतन 11 अक्टूबर 2026।

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