તમારા દસ્તાવેજો ખોવાઈ ગયા? પોલીસ રિપોર્ટ અને ડુપ્લિકેટ કોપી પ્રક્રિયા

જો તમે કોઈ મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજ ગુમાવ્યો હોય, તો સામાન્ય ક્રમ સરળ છેઃ પોલીસને નુકસાનની જાણ કરો અને લેખિત સ્વીકૃતિ મેળવો, પછી મૂળ જારી કરનાર અધિકારીને ડુપ્લિકેટ માટે અરજી કરો, સામાન્ય રીતે નુકસાનના સોગંદનામા અને કેટલીકવાર વળતર બોન્ડ સાથે. કંઈક ગુમાવવું એ ગુનો નથી, તેથી મોટાભાગના લોકોને એફ. આઈ. આર. ને બદલે ખોવાયેલા અહેવાલની જરૂર હોય છે. જો દસ્તાવેજ ચોરાઈ ગયો હોય, તો તે ચોરી છે અને એફ. આઈ. આર. એ સાચો માર્ગ છે.

દસ્તાવેજની સાથે વિગતો બદલાય છે. પાસપોર્ટની નકલ બિલકુલ કરી શકાતી નથી, શાળા મંડળનું પોતાનું પોર્ટલ હોય છે, વાહન નોંધણી પ્રમાણપત્ર મોટર વાહનના નિયમો હેઠળ ચોક્કસ ફોર્મને અનુસરે છે, અને સૂચિબદ્ધ કંપનીઓના ખોવાયેલા શેર પ્રમાણપત્રો સેબીના પ્રક્રિયાને અનુસરે છે. આ માર્ગદર્શિકા દરેકમાંથી પસાર થાય છે, અને પછી બે દસ્તાવેજોમાંથી પસાર થાય છે જે લગભગ દરેક જારીકર્તા પૂછે છે.

ખોવાયેલો અહેવાલ અથવા એફ. આઈ. આર.: તમને કઈ જરૂર છે

એફ. આઈ. આર. એ ગુનાહિત ગુના વિશેની માહિતીનો રેકોર્ડ છે. 1 જુલાઈ 2024થી તે ભારતીય નાગરિક સુરક્ષા સંહિતા, 2023 (બી. એન. એસ. એસ.) ની કલમ 173 દ્વારા સંચાલિત છે, જેણે જૂની સી. આર. પી. સી. ની કલમ 154નું સ્થાન લીધું છે. કલમ 173 મૌખિક રીતે અથવા ઇલેક્ટ્રોનિક સંચાર દ્વારા માહિતી આપવાની મંજૂરી આપે છે. ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે મોકલવામાં આવેલી માહિતી રેકોર્ડ પર લેવામાં આવે છે જ્યારે માહિતી આપનાર ત્રણ દિવસની અંદર તેના પર સહી કરે છે, અને માહિતી આપનાર મફત નકલ માટે હકદાર છે.

એક સરળ ખોટ, જ્યાં તમે પાકીટ ફેંકી દીધું હોય અથવા ટ્રેનમાં ફાઇલ છોડી દીધી હોય, તેમાં કોઈ ગુનો સામેલ નથી. પોલીસ મથકો અને રાજ્ય પોલીસ વેબસાઇટ્સ આને ખોવાયેલા લેખ અથવા ખોવાયેલા દસ્તાવેજ અહેવાલો તરીકે રેકોર્ડ કરે છે. નામ, ફોર્મેટ અને તમે ઓનલાઇન ફાઇલ કરી શકો છો કે કેમ તે રાજ્ય પ્રમાણે બદલાય છે. જારી કરનાર અધિકારી માટે મહત્વની બાબત એ છે કે તમારી પાસે દસ્તાવેજ અને તેના નંબરની યાદી ધરાવતી તારીખવાળી પોલીસ સ્વીકૃતિ છે.

જો કોઈએ દસ્તાવેજ લીધો હોય, ઉદાહરણ તરીકે તમારા પાસપોર્ટ સાથે છીનવાયેલી થેલી, તે ભારતીય ન્યાય સંહિતા, 2023 ની કલમ 303 હેઠળ ચોરી છે, અને તમારે એફ. આઈ. આર. માંગવી જોઈએ. જો પોલીસ ના પાડે, તો કાયદો તમને વધુ પગલાં આપે છે, જે અમારી માર્ગદર્શિકામાં આવરી લેવામાં આવ્યા છે જ્યારે પોલીસ એફ. આઈ. આર. નોંધવાનો ઇનકાર કરે ત્યારે શું કરવું. અમારી આયોજિત માર્ગદર્શિકા ઝીરો એફ. આઈ. આર. અને ઇ-એફ. આઈ. આર કોઈપણ સ્ટેશન પર અથવા ઓનલાઇન ફાઇલિંગ સમજાવે છે.

પોલીસ ખોવાયેલા અહેવાલમાં શું મૂકવું

જારી કરનારા અધિકારીઓ અસ્પષ્ટ અહેવાલોને નકારી કાઢે છે. ખોવાયેલો અહેવાલ જે કહે છે કે માત્ર 'બજારની નજીક કેટલાક દસ્તાવેજો ખોવાઈ ગયા છે' તે તમને ડુપ્લિકેટ પાસપોર્ટ અથવા શેર પ્રમાણપત્ર મેળવવામાં મદદ કરશે નહીં. સમાવેશ થાય છેઃ

• તમારું પૂરું નામ, સરનામું અને સંપર્ક વિગતો, જે તમારા ઓળખપત્ર સાથે મેળ ખાય છે.
• પ્રકાર અને સંખ્યા દ્વારા દરેક દસ્તાવેજઃ પાસપોર્ટ નંબર, વાહનનો નોંધણી નંબર, રોલ નંબર અને માર્કશીટ માટેનું વર્ષ, ફોલિયો નંબર અને શેર માટે પ્રમાણપત્ર નંબર.
• શું કોઈપણ દસ્તાવેજોનો દુરુપયોગ થઈ શકે છે, જેમ કે ચેક બુક અથવા સહી કરેલું ખાલી ફોર્મ, તેથી રેકોર્ડ દર્શાવે છે કે તમે તેને વહેલી તકે ચિહ્નિત કર્યું હતું.
• તારીખ, અંદાજિત સમય અને સ્થળ જ્યાં તમારી પાસે છેલ્લે દસ્તાવેજો હતા.
• કેવી રીતે નુકસાન થયું, ટૂંકમાં અને પ્રામાણિકપણે.
• સ્ટેમ્પ્ડ અથવા ડિજિટલ જનરેટેડ સ્વીકૃતિ માટેની વિનંતી.

તમે અમારા ખોવાયેલા દસ્તાવેજ પોલીસ રિપોર્ટ ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરીને અગાઉથી આ તૈયાર કરી શકો છો, જેથી સ્ટેશનને ફક્ત તેને રેકોર્ડ કરવાની અને સ્વીકારવાની જરૂર હોય. કેટલીક ફોટોકોપી અથવા પીડીએફ રાખો, કારણ કે દરેક ઇશ્યુઅર તેની પોતાની નકલ ઇચ્છે છે. જો પોલીસ સ્ટેશન સામાન્ય નુકસાનનો અહેવાલ સ્વીકારશે નહીં, તો સ્ટેશન હાઉસ ઓફિસરને લેખિતમાં કારણ પૂછો, અથવા જ્યાં તે અસ્તિત્વમાં છે તે રાજ્ય પોર્ટલનો ઉપયોગ કરો.

પાસપોર્ટઃ પુનઃ-ઇશ્યૂ, ડુપ્લિકેટ નહીં

ખોવાયેલા પાસપોર્ટ પર પાસપોર્ટ સેવા વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો કહે છે કે ડુપ્લિકેટ પાસપોર્ટ જારી કરવામાં આવતા નથી. તમે રી-ઇશ્યૂ શ્રેણી હેઠળ અરજી કરો છો અને કારણ તરીકે 'ખોવાયેલો/ક્ષતિગ્રસ્ત પાસપોર્ટ' આપો છો. નવા પાસપોર્ટમાં અલગ નંબર અને નવી માન્યતા હોય છે.

ખોવાયેલા પાસપોર્ટ માટે પાસપોર્ટ સેવા દ્વારા સૂચિબદ્ધ દસ્તાવેજોમાં મૂળમાં પોલીસ અહેવાલ અને પાસપોર્ટ કેવી રીતે અને ક્યાં ખોવાઈ ગયો તે સમજાવતું સોગંદનામું, એનેક્સર એફ નામના ફોર્મેટમાં સામેલ છે. જૂના પાસપોર્ટની ફોટોકોપી ફરજિયાત નથી પરંતુ જો તમારી પાસે હોય તો આપવી જોઈએ. જો તમે વિદેશમાં તમારો પાસપોર્ટ ગુમાવો છો, તો તેની જાણ સ્થાનિક પોલીસ અને ભારતીય મિશન અથવા પોસ્ટને કરો, જે ઘરે જવા માટે કટોકટીનું પ્રમાણપત્ર જારી કરી શકે છે.

માર્કશીટ અને શાળા પ્રમાણપત્રો

દરેક તપાસ કરતી સંસ્થા તેની પોતાની પ્રતિકૃતિઓ બહાર પાડે છે. CBSE ડુપ્લિકેટ એકેડેમિક ડોક્યુમેન્ટ સિસ્ટમ (DADS) નામનું ઓનલાઇન પોર્ટલ ચલાવે છે, જે જૂન 2021માં શરૂ કરવામાં આવ્યું હતું, જેના દ્વારા વિદ્યાર્થીઓ ડુપ્લિકેટ માર્કશીટ, પાસિંગ સર્ટિફિકેટ અને માઇગ્રેશન સર્ટિફિકેટ માટે અરજી કરી શકે છે અને ડિજિટલ અથવા પ્રિન્ટેડ કોપી પસંદ કરી શકે છે. રાજ્ય બોર્ડ અને યુનિવર્સિટીઓના પોતાના ફોર્મ અને ફી હોય છે, અને કેટલાકને હજુ પણ પ્રાદેશિક કચેરીની મુલાકાત લેવાની જરૂર હોય છે. મોટાભાગના લોકો પોલીસ રિપોર્ટ, નુકસાન અને ઓળખની સોગંદનામું માંગશે, અને કેટલાક અખબારની નોટિસ માંગશે. સોગંદનામું આપતા પહેલા બોર્ડની વર્તમાન સૂચનાઓ તપાસો, જેથી તે તેમની અપેક્ષા મુજબના શબ્દોનો ઉપયોગ કરે. જ્યાં બોર્ડ તેના પોતાના પોર્ટલ અથવા DigiLocker દ્વારા ડિજિટલ નકલ પ્રદાન કરે છે, તે નકલ પ્રવેશ અને નોકરીઓ માટે પૂરતી હોઈ શકે છે જ્યારે મુદ્રિત નકલની પ્રક્રિયા કરવામાં આવે છે.

વાહન આરસી, પાન કાર્ડ અને મિલકતના કાગળો

વાહન નોંધણી પ્રમાણપત્ર

કેન્દ્રીય મોટર વાહન નિયમો, 1989નો નિયમ 53 જ્યારે આર. સી. ખોવાઈ જાય અથવા નાશ પામે ત્યારે પગલાં નક્કી કરે છે. માલિકે જ્યાં નુકસાન થયું હોય તે પોલીસ સ્ટેશનમાં જાણ કરવી જોઈએ અને નોંધણી અધિકારીને લેખિતમાં જાણ કરવી જોઈએ. ડુપ્લિકેટ માટેની અરજી ફોર્મ 26 માં છેલ્લા નોંધણી અધિકારી પાસે જાય છે, જેમાં નિયમો હેઠળ ફી નક્કી કરવામાં આવે છે. મોટાભાગના રાજ્યો હવે પરિવહન વિભાગની ઓનલાઇન સેવાઓ દ્વારા આને સ્વીકારે છે, પરંતુ નિયમ પોતે જ દરેક જગ્યાએ સમાન છે. જો વાહન પર લોન હોય, તો ફાઇનાન્સરને પણ સામેલ કરવાની જરૂર પડી શકે છે.

પાન કાર્ડ

તમારું પાન, દસ અક્ષરનો નંબર, ક્યારેય ખોવાઈ જતું નથી. માત્ર કાર્ડ છે. પ્રોટીયન, જે પાન સેવાઓનું સંચાલન કરવા માટે અધિકૃત બે એજન્સીઓમાંથી એક છે, તે સંયુક્ત 'હાલના પાન ડેટામાં ફેરફારો અથવા સુધારણા/પાન કાર્ડની પુનઃમુદ્રણ' વિનંતી પ્રદાન કરે છે, અને પુનઃમુદ્રણ સમાન નંબર રાખે છે. ખોવાયેલા કાર્ડને બદલવા માટે નવા પાન માટે અરજી કરશો નહીં, કારણ કે બે પાન રાખવાથી આવકવેરાના વિભાગ સાથે તેની પોતાની સમસ્યાઓ ઊભી થાય છે.

મૂળ મિલકત દસ્તાવેજો

મૂળ નોંધાયેલ વેચાણ ખત અથવા ભેટ ખતની કોઈ નકલ નથી. તમે જે મેળવી શકો છો તે પેટા-નોંધણી અધિકારીની કચેરીમાંથી પ્રમાણિત નકલ છે જ્યાં ખત નોંધાયેલું હતું, જેમાં નોંધાયેલ મૂળ વિગતો જેવી જ વિગતો હોય છે. જ્યારે તમે પછીથી મિલકત વેચો છો અથવા ગીરવે મૂકો છો, ત્યારે ખરીદદારો અને ધિરાણકર્તાઓ સામાન્ય રીતે પોલીસ રિપોર્ટ, પ્રમાણિત નકલ, વાંધાઓ આમંત્રિત કરતી અખબારોમાં જાહેર સૂચના અને તમારી પાસેથી વળતર માંગે છે. વેચાણના સમયે નહીં પણ નુકસાનની જાણ થતાં જ તેને એકત્રિત કરવાનું શરૂ કરો. જ્યાં કોઈ બેંકે અસલને જામીન તરીકે રાખ્યું હોય અને તેને ગુમાવ્યું હોય, ત્યાં બેંકને પ્રમાણિત નકલો મેળવવામાં તમારી મદદ કરવા અને તમને લેખિતમાં નુકસાનની પુષ્ટિ કરવા માટે કહો.

લિસ્ટેડ કંપનીમાં પ્રમાણપત્રો વહેંચો

લિસ્ટેડ કંપનીના ખોવાયેલા ભૌતિક શેર પ્રમાણપત્રોનું સંચાલન સેબીના નિયમો હેઠળ કંપનીના રજિસ્ટ્રાર અને શેર ટ્રાન્સફર એજન્ટ (આરટીએ) દ્વારા કરવામાં આવે છે. 24 ડિસેમ્બર 2025ના સેબીના પરિપત્રમાં મે 2022માં પ્રથમ વખત પ્રમાણિત કરવામાં આવેલી પ્રક્રિયામાં સુધારો કરવામાં આવ્યો હતો. દસ્તાવેજો હવે તમે અરજી કરો છો તે તારીખે જામીનગીરીઓના મૂલ્ય પર આધાર રાખે છેઃ

• 10,000 રૂપિયા સુધીઃ સાદા કાગળ પર સેબીના સ્વરૂપમાં એક બાંહેધરી, જેમાં કોઈ નોટરાઇઝેશન નથી.
• 10,000 રૂપિયાથી વધુ અને 10 લાખ રૂપિયા સુધીઃ તમે જ્યાં રહો છો તે રાજ્યના સ્ટેમ્પ એક્ટ દ્વારા જરૂરી મૂલ્યના બિન-ન્યાયિક સ્ટેમ્પ પેપર પર સેબીના સ્વરૂપમાં એફિડેવિટ-કમ-ઇન્ડેમ્નિટી બોન્ડ.
• 10 લાખ રૂપિયાથી વધુઃ સમાન એફિડેવિટ-કમ-ઇન્ડેમ્નિટી બોન્ડ ઉપરાંત એફ. આઈ. આર. ની નકલ, ઇ-એફ. આઈ. આર., પોલીસ ફરિયાદ, અદાલતી મનાઈ હુકમ અથવા સ્વીકૃત ફરિયાદ જે ફોલિયો નંબર, પ્રમાણપત્ર નંબર અને વિશિષ્ટ નંબરની શ્રેણી આપે છે. કંપની નુકસાન વિશે અખબારમાં જાહેરાત પણ પ્રકાશિત કરે છે અને તેના માટે નાની ફી વસૂલ કરી શકે છે.

સેબીના ડુપ્લિકેટ સિક્યોરિટીઝ માત્ર ડિમટેરિયલાઇઝ્ડ સ્વરૂપમાં જારી કરવાની જરૂર છે, તેથી તમારે ડિમૅટ ખાતાની જરૂર પડશે. જો તમને તમારા ફોલિયો અથવા પ્રમાણપત્ર નંબરો ખબર ન હોય, તો એકવાર તમારી સહી અને સરનામું તેના રેકોર્ડ સાથે મેળ ખાય તે પછી આરટીએ તેમને લેખિત વિનંતી પર પ્રદાન કરી શકે છે. તમે અમારી સાથે ઘોષણા તૈયાર કરી શકો છો ખોવાયેલા શેર પ્રમાણપત્ર માટે વળતર નમૂના, પરંતુ તેને સેબીના પરિપત્ર સાથે જોડાયેલા બંધારણની સામે તપાસો, કારણ કે આર. ટી. એ. ને નિર્ધારિત બંધારણ પર આગ્રહ રાખવાનું કહેવામાં આવે છે. બિનલિસ્ટેડ અથવા ખાનગી કંપની માટે, કંપનીની પોતાની પ્રક્રિયા લાગુ પડે છે, તેથી તેના કંપની સેક્રેટરીને પૂછો કે તેને શું જોઈએ છે.

નુકસાનનું સોગંદનામું

નુકસાનનું સોગંદનામું એ સોગંદનામું છે કે દસ્તાવેજ ખોવાઈ ગયો હતો, કેવી રીતે અને ક્યારે, તમે તેને વચન આપ્યું નથી અથવા સ્થાનાંતરિત કર્યું નથી, અને જો મળે તો તમે તેને પરત કરશો. કારણ કે તે નોટરી અથવા શપથ કમિશનર સમક્ષ શપથ પર કરવામાં આવે છે, તેમાં ખોટા નિવેદનનું પરિણામ આવે છે. અમારું નુકસાનનું સોગંદનામું નમૂના પ્રમાણભૂત ફકરાને આવરી લે છે. ખાતરી કરો કે દસ્તાવેજના નંબરો પોલીસ અહેવાલ સાથે બરાબર મેળ ખાય છે, કારણ કે વિસંગતતા એ વિનંતી પરત કરવાનું સૌથી સામાન્ય કારણ છે. શપથ લેવા અને પ્રમાણિત કરવાના સામાન્ય નિયમો માટે, ભારતમાં એફિડેવિટ માટેની અમારી માર્ગદર્શિકા જુઓ.

વળતર બોન્ડ

ક્ષતિપૂર્તિ બોન્ડ એ ઇશ્યુઅરને થતા કોઈપણ નુકસાનની ભરપાઈ કરવાનું વચન છે કારણ કે તે તમારા નિવેદન પર આધાર રાખે છે, ઉદાહરણ તરીકે જો મૂળ કોઈ બીજાના હાથમાં આવે અને તેનો ઉપયોગ કરવામાં આવે. જ્યારે પણ ડુપ્લિકેટનો દુરુપયોગ થઈ શકે છે ત્યારે બેંકો, કંપનીઓ, વીમા કંપનીઓ અને યુનિવર્સિટીઓ તેની માંગણી કરે છે. પ્રમાણભૂત ક્ષતિપૂર્તિ બોન્ડ જારીકર્તાનું નામ આપે છે, દસ્તાવેજનું વર્ણન કરે છે અને વળતર આપવાનું તમારું વચન ધરાવે છે. કેટલાક ઇશ્યુઅર્સ જામીન પણ માંગે છે, જોકે સેબીએ ડુપ્લિકેટ સિક્યોરિટીઝ માટેની તે જરૂરિયાતને પડતી મૂકી છે. બોન્ડ પર સહી કરતા પહેલા તેને વાંચો. 'કોઈપણ પ્રકારની તમામ ખોટ' ને આવરી લેવાનું ઓપન-એન્ડેડ વચન બેંક ફોર્મેટમાં સામાન્ય છે, અને તમને પૂછવાનો અધિકાર છે કે તે ડુપ્લિકેટથી થતા નુકસાન સુધી મર્યાદિત હોય.

હાર્યા પછી એક પછી એક પગલું

1. ખોવાયેલા દરેક દસ્તાવેજની યાદી બનાવો, જેમાં ફોટોકોપી, ઇમેઇલ્સ, DigiLocker અથવા જૂની એપ્લિકેશનોમાંથી લેવામાં આવેલા નંબરો હોય.
2. એક જ સમયે દુરૂપયોગ થઈ શકે તેવી કોઈપણ વસ્તુને બ્લોક કરી દોઃ બેંક અને સંચાલક દ્વારા બેંક કાર્ડ, ચેક બુક અને સિમ કાર્ડ.
3. પોલીસ સ્ટેશનમાં અથવા તમારા રાજ્ય પોલીસ પોર્ટલ પર ખોવાયેલો અહેવાલ દાખલ કરો, અથવા જો દસ્તાવેજો ચોરાઈ ગયા હોય તો એફ. આઈ. આર. દાખલ કરો અને સ્વીકૃતિ રાખો.
4. દરેક ઇશ્યુઅરની વર્તમાન જરૂરિયાતો તપાસોઃ પાસપોર્ટ સેવા, તમારું બોર્ડ અથવા યુનિવર્સિટી, પરિવહન વિભાગ, પ્રોટીયન અથવા યુટીઆઇઆઇટીએસએલ, કંપનીનો આરટીએ.
5. તમારા રાજ્યને જરૂરી હોય તેવા સ્ટેમ્પ પેપર પર નુકસાનનું સોગંદનામું અને જ્યાં પૂછવામાં આવે ત્યાં વળતર બોન્ડ તૈયાર કરો અને જો જારીકર્તા પૂછે તો તેમને નોટરી કરાવો.
6. જ્યાં ઇશ્યુઅરને નોટિસની જરૂર હોય ત્યાં જ અખબારની નોટિસ પ્રકાશિત કરો અને સાબિતી તરીકે આખું પાનું રાખો.
7. દરેક અરજી સબમિટ કરો, તેને ટ્રેક કરો અને નવા દસ્તાવેજોની સ્કેન કરેલી નકલો સુરક્ષિત રીતે સંગ્રહિત કરો.

જો ચોરાયેલા દસ્તાવેજનો પાછળથી દુરુપયોગ થાય છે, ઉદાહરણ તરીકે ખાતા ખોલવા અથવા તમારા નામે લોન લેવા માટે, તો સમસ્યા ફોજદારી ફરિયાદ બની જાય છે. કાનૂની પેઢીઓ એક ઉપયોગી નોંધ ધરાવે છે ફરિયાદથી એફ. આઈ. આર કેવી રીતે અલગ પડે છે, અને ગંભીર કિસ્સામાં તે મેળવવું યોગ્ય છે ફોજદારી વકીલની મદદ.